Projectmanagement: 6 technieken om je team productiever te laten werken

To-do-lijstjes vormen de basis van onze eeuwigdurende zoektocht naar meer productiviteit en efficiëntie.

Er kleven alleen best wat nadelen aan. Herken je het gevoel van productief zijn wanneer je aan je to-do-lijst hebt gewerkt, in plaats van daadwerkelijk te werken? Dat dus. Onderzoek laat zien dat de meest succesvolle zakenmensen géén to-do-lijstjes gebruiken. Wat ze wel doen?

De grootste uitdaging voor ondernemers is het schakelen tussen dagelijkse werkzaamheden en strategische bedrijfsplanning. Wanneer je alles wat je moet doen op een lijstje zet, kan dat enorm overweldigend zijn.

Menselijk als we zijn, beginnen we sneller aan eenvoudigere taken dan aan die grote, omvangrijke projecten die vaak de kern van ons bedrijf vormen. Voormalig VS-president Eisenhower zei het al eens: “Wat belangrijk is, is zelden urgent. En wat urgent is, is zelden belangrijk.”

Ben jij een ondernemer die worstelt met het schakelen tussen dagelijkse taken en het grotere plaatje van je bedrijf? Of zie je dat bij je werknemers gebeuren? Denk dan eens na over onderstaande tips ter vervanging van dat ontmoedigende to-do-lijstje voor jou en je team.

1. Leef in je kalender

Wanneer het compleet loslaten van je to-do-lijst je de kriebels geeft, dan kun je je agenda effectiever gaan gebruiken. Het idee is eenvoudig. Alle taken die je op een dag moet doen plan je in, en daarbij maak je een inschatting van de tijd die de taak kost. Pas wel op dat je de tijdsinspanning niet te rooskleurig inschat (heel menselijk, blijkt uit vele onderzoeken).

Op deze manier krijg je inzicht in je dag en is het eenvoudiger om te focussen. Het weerhoudt je er bovendien van om teveel taken in één dag te stoppen. Een visueel overzicht helpt je prioriteiten aanbrengen en laat je makkelijker inschatten of je ‘ja’ kunt zeggen tegen nieuwe projecten.

2. Begin bij het einde

Bedenk wat je wilt bereiken en werk dan terug naar het begin. Wil je de komende maand een ton aan omzet draaien? Bedenk dan wat je deze maand moet doen om dat te bereiken. Wanneer je begint met je einddoel voor ogen en terugwerkt, is de kans groter dat je je doel bereikt. Een goede, visuele planning - bijvoorbeeld gemaakt met een programma als Monday.com - kan je hierbij helpen.

Voor een goede projectplanning kunnen we de volgende tools sterk aanbevelen:

 

3. Maak een strategische prioriteitenlijst

We gaan er nog even vanuit dat je – wanneer je al jaren een takenlijstje bijhoudt – het onprettig vindt om de lijstjes direct helemaal de deur uit te doen. Maar in plaats van ál je taken te noteren, beperk je jezelf tot het identificeren van de strategische prioriteiten voor je bedrijf. Wat is je grootste doel het komende jaar? En welke doelen heb je de komende kwartalen?

Schrijf alles op en bekijk het vervolgens kritisch. Welke initiatieven hebben de meeste impact op de groei van je bedrijf? Wanneer je de strategische topprioriteiten helder hebt, maak je een tijdlijn met niet meer dan drie topprioriteiten per kwartaal. Dit is je rode draad waar je gedurende het hele jaar naar terugkeert.

4. Gebruik goede projectmanagement software

Niemand kan tegenwoordig meer om projectmanagement software heen als het gaat om het stimuleren van samenwerking en productiviteit. De juiste projectmanagement tool speelt een grote rol in het efficiënt samenwerken binnen je bedrijf en daarmee het verhogen van de productiviteit van je mensen.

Bekijk hier onze vergelijkingstool voor deze software »

5. Delegeer verantwoordelijkheden en neem een stap terug

Zorg dat je niet alleen taken, maar ook de verantwoordelijkheden van projecten bij de juiste mensen in je bedrijf neerlegt. Spreek daarbij helder af hoe een afgerond project eruit ziet, om onnodige communicatie en teleurstelling te voorkomen. Belangrijk is om het team te betrekken bij het ‘waarom’ van het project en uit te leggen hoe ze bijdragen aan het hogere doel van je onderneming.

En dan… doe je een stap terug zodat je werknemers het op hun eigen manier kunnen doen, zonder een micro-managende directeur te zijn die op hun vingers staat te kijken. Dat geeft jou weer de kans om je te richten op je strategische prioriteiten om je bedrijf te laten groeien.

6. Doe wat je MOET doen

Wanneer je begint met het einddoel voor ogen, moet je iedere dag opnieuw keuzes maken. In de praktijk zijn er dagelijks slechts één, misschien twee dingen die écht moeten gebeuren. Alle andere dingen leveren heus wat op, maar zijn niet noodzakelijk voor het succes van je onderneming.

Wanneer je dit begrijpt, inziet en iedere dag tijd vrijmaakt voor de dingen die daadwerkelijk móeten gebeuren, levert dat productiviteit op. Zie deze dagelijkse actiepunten als het vlees op je bord. Alles eromheen is bijgerecht.

Bekijk onze vergelijker en kies de beste declaratie app voor jouw organisatie »

Op zoek naar een goed ERP-systeem voor jouw onderneming? Hier lees je er alles over.

Dit zijn de beste tools voor optimaal projectmanagement: